Privacyverklaring

Privacyverklaring gemeente Pekela

De gemeente Pekela verwerkt persoonsgegevens van u als u gebruik maakt van onze diensten en/of wanneer u deze gegevens met ons deelt. Daarbij moeten wij ons houden aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en andere privacywetgeving. Deze privacyverklaring laat zien welke gegevens wij verwerken, van wie wij gegevens verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij deze gegevens bewaren en met wie wij de gegevens delen.

Wij verwerken alleen de gegevens die wij nodig hebben voor onze dienstverlening of voor de doelen die in wetgeving zijn beschreven. Daarmee zorgen wij dat er niet onnodig gegevens van u worden opgeslagen. Met uw medewerking zorgen we dat we met de juiste gegevens blijven werken. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via de website (contactformulieren, WhatsApp, e-mail, afsprakenmodule, meldpunten etc.) en op de verwerking van persoonsgegevens op basis van onze publieke gemeentelijke taken zoals bij rijbewijzen of paspoorten.

Doel verwerking persoonsgegevens

Om tot een goede uitvoering van onze taken te komen, verwerken wij de bepaalde categorieën van persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens worden met specifieke doelen verwerkt en gedeeld met bepaalde ontvangers, bijvoorbeeld in het onderwijs met informatie van de leerling voor de leerplichtambtenaar.

In onderstaande tabel vindt u een overzicht van deze categorieën persoonsgegevens, de doelen voor de verwerking van de persoonsgegevens, de ontvangers van de persoonsgegevens en de bewaartermijnen die voor deze categorieën gelden.

Categorieën betrokkenen	Categorieën persoonsgegevens	Doel	Ontvangers	Bewaartermijn
Minderjarige burgers	Contact-gegevens Familie-samenstelling	Basisadministratie (geboorte/ overlijden, uittreksel, paspoort etc.)		110 jaar of voor zover noodzakelijk voor de verwerking. Daarna wordt de administratie overgedragen aan de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Paspoorten worden bewaard tot aan de uitreiking.
	Contactgegevens Schoolverzuim	Handhaving Leerplicht	Leerplichtambtenaar Onderwijsinstellingen	Maximaal 19 jaar na geboortedatum leerling
Meerderjarige burgers	Contactgegevens BSN	Basisadministratie (paspoort, overlijden, rijbewijs, uittreksels, trouwen, verhuizen, belastingen		110 jaar of voor zover noodzakelijk voor de verwerking. Daarna wordt de administratie overgedragen aan de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Paspoort en rijbewijs worden bewaard tot aan de uitreiking.
	Financiële gegevens	Uitkeringen	UWV	10 jaar
Cliënten	Gegevens omtrent gezondheid	Toeleiding en afstemming van zorg	Ketenpartners Sociaal Domein; Welzijnsorganisaties, GGD, GGZ, politie, Veilig Thuis etc.	5 jaar
	Financiële gegevens	Schuldhulp-verlening	Ketenpartners (woningbouwcorporatie, GWL, zorgverzekeraars etc.)	5 jaar na beëindiging
Ondernemers/ organisatoren van evenementen	Bedrijfsgegevens (KvK)	Vergunningen belastingen subsidies fondsen		Maximaal 7 jaar (subsidies), Toezicht: 5 jaar
Verdachten	Strafrechtelijke gegevens	Handhaving		Maximaal 5 jaar na datum 1e verwerking

De gemeente verwerkt de gegevens op basis van een wettelijke plicht of taak van openbaar gezag (art. 6 lid 1 onder c en/of e AVG).

Beveiliging

De gemeente Pekela neemt maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn gebaseerd op de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de landelijke Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en opgenomen in ons informatiebeveiligingsbeleid. Hierbij kunt u denken aan maatregelen als fysieke toegangsbeveiliging en wachtwoorden op onze computers, maar ook aan regels die gelden voor alle medewerkers met betrekking tot geheimhouding.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

De gemeente Pekela maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Dit betekent dat er geen beslissingen over u worden gemaakt die tot stand komen vanuit een systeem, maar dat dit gebeurt door een medewerker van de gemeente. Daarnaast maakt de gemeente Pekela geen gebruik van profilering. Van profilering is sprake wanneer automatisch informatie over u wordt verzameld en wordt onderzocht om een gedetailleerd beeld te krijgen van u als persoon.

Delen met derden

De gemeente Pekela verstrekt uw gegevens in principe niet aan derden. Het delen met derden gebeurt alleen wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze afspraken met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die in opdracht van de gemeente uw gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Hierin worden afspraken gemaakt over wat de organisatie wel of niet mag of moet doen om te zorgen voor de juiste beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De gemeente Pekela blijft hierbij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Bewaartermijn

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt of zo lang als nodig voor een wettelijke verplichting. Zie voor de termijnen de tabel.

Doorgifte naar derde landen

Persoonsgegevens worden hoofdzakelijk verwerkt binnen de Europese Unie (en de EER). Wanneer persoonsgegevens door ons of door ons ingeschakelde derden worden verwerkt buiten de Europese Unie (en de EER), dan zorgen wij ervoor dat er een passend beschermingsniveau bestaat.

Uw privacy rechten

Wilt u een verzoek indienen voor inzage in uw persoonsgegevens of voor de uitoefening van uw overige rechten rondom persoonsgegevens? Vul dan het formulier voor Aanvraag privacyverzoek in. Wij nemen dan contact met u op:

Aanvraag privacyverzoek

Klachten

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Bijvoorbeeld omdat u vindt dat er niet zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Of omdat u inzage of correctie heeft gevraagd van uw persoonsgegevens, maar u niet tevreden bent met de reactie? Dan kunt de Functionaris Gegevensbescherming benaderen via fg@pekela.nl om tot een oplossing te komen. Komt u er vervolgens samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als laatste stap kunt u naar de rechter gaan.