Evenement organiseren
Evenement organiseren
Een klein evenement is een buurt- of wijkgebonden kleinschalige activiteit, expositie, culturele of sportieve gebeurtenis. Dit kan bijvoorbeeld een rommelmarkt, straatfeest of buurtbarbecue zijn. Een klein evenement duurt niet langer dan één dag en er komen (naar verwachting) niet meer dan 100 personen. U doet een melding van een klein evenement.
Wilt u een evenement organiseren op een openbaar terrein of in een gebouw, dan heeft u vaak een evenementenvergunning nodig.
Heeft u vragen of weet u niet zeker of u een melding of vergunning nodig heeft? Vraag ons dan eerst om meer informatie via (0597) 61 75 55 of mail naar info@pekela.nl.
Aanpak
Stappenplan melding of vergunningaanvraag:
-
Controleer hieronder of het evenement dat u wilt organiseren als een klein of als een groot evenement geldt. Dit controleert u aan de hand van de voorwaarden op deze pagina.
-
Organiseert u een klein evenement? Doe dan een melding volgens onderstaande aanpak.
-
Organiseert u een groot evenement? Vraag dan een evenementenvergunning aan volgens onderstaande aanpak.
Voorwaarden en aanpak klein evenement
- Het evenement vindt plaats op 1 dag
- Het aantal bezoekers inclusief deelnemers is maximaal 100 personen.
- Het evenement vindt plaats tussen 8.00 en 24.00 of op zondag tussen 13.00 en 22.00 uur.
- Er wordt geen muziek gespeeld vóór 7.00 uur of na 23.00 uur.
- Het evenement vormt geen belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten.
- Objecten die worden geplaatst (zoals partytenten) zijn kleiner dan 10 m2.
- Een melding van een klein evenement moet 2 weken voor het evenement worden ingediend. Denk eraan dat u dit op tijd doet.
- Log in met DigiD en geef het evenement online door via het Meldingsformulier klein evenement
- U geeft de volgende informatie:
- Wat voor soort evenement is het.
- Hoeveel mensen denkt u dat er komen.
- Waar wilt u het organiseren.
- Datum, start en eindtijd van het evenement.
- Een plattegrond van het evenement.
- Als de openbare weg afgezet moet worden, geeft u dit ook aan op een tekening.
Het melden van een klein evenement kost niets.
Een melding van een klein evenement moet 2 weken voor het evenement worden ingediend. Denk eraan dat u dit op tijd doet. U hoeft niet te wachten op een officiële goedkeuring, het is een melding. U krijgt wel een ontvangstbevestiging via de mail en de gemeente reageert op alle meldingen met een brief.
Voorwaarden en aanpak groot evenement
- Voor grote evenementen dient een draaiboek/veiligheidsplan ter beoordeling worden ingediend. Dit onder meer om de veiligheid van de deelnemers en de bezoekers bij calamiteiten te kunnen waarborgen. De volgende zaken dienen in ieder geval te worden vermeld:
- Een ontruimings- of een veiligheidsplan zoals inzet van beveiliging, EHBO en een verkeersplan met een calamiteitenroute voor hulpverleningsdiensten.
- Een plattegrond van het evenemententerrein (in geval van een markt een overzicht van standplaatshouders).
- Een overzicht met contactpersonen en telefoonnummers.
- Een uitleg van het programma van het evenement (wie, wat, waar, wanneer).
- U dient minimaal 10 weken voor het plaatsvinden van het evenement een volledig ingevulde vergunningaanvraag in bij de gemeente.
- Log in met DigiD en vraagt het online aan via Evenementenvergunning aanvragen
- U geeft de volgende informatie:
- Wat voor soort evenement is het.
- Hoeveel mensen denkt u dat er komen.
- Waar wilt u het organiseren.
- Datum, start en eindtijd van het evenement.
- Een plattegrond van het evenement.
- Als de openbare weg afgezet moet worden, geeft u dit ook aan op een tekening.
- Wilt u uw plannen eerst met iemand van de gemeente bespreken? Dat kan ook. Maak dan een afspraak via (0597) 61 75 55 of mail naar info@pekela.nl.
- Gaat het evenement niet door? Meld dit ook bij ons. Geef daarbij ook door waarom het evenement niet doorgaat.
Voor een vergunning voor een groot evenement betaalt u en afhankelijk van de grootte van het evenement kunnen de kosten van de leges verschillen. De kosten vindt u in de Legesverordening. Ook als uw aanvraag wordt afgewezen, worden er kosten in rekening gebracht voor het in behandeling nemen van uw aanvraag.
Als u een evenementenvergunning aanvraagt, nemen we de beslissing binnen 8 weken nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen. We mogen deze termijn 1 keer met 6 weken verlengen. De termijn wordt gepauzeerd als de gemeente om extra informatie vraagt.
Geluid en omgeving
Voor alle op een locatie toegelaten evenementen geldt dat het geluid op geluidgevoelige gebouwen en op de omgeving aanvaardbaar moet zijn. Alle evenementen moeten voldoen aan de regels. Er mag volgens de Omgevingswet geen onaanvaardbare overlast zijn of schadelijke effecten op flora en fauna. Om dit vooraf zeker te weten kan de gemeente vragen om extra informatie zoals het geluidsniveau, de duur en momenten waarop er geluid wordt geproduceerd. De regels staan verder uitgewerkt in het Omgevingsplan van de gemeente en de Verordening Fysieke Leefomgeving.
Bezwaar & beroep
Bent u het niet eens met de beslissing? U kunt bezwaar maken bij de gemeente. Doe dit binnen 6 weken nadat u de beslissing heeft ontvangen. Als u het daarna niet eens bent met de beslissing op uw bezwaarschrift, kunt u in beroep gaan. Dit doet u bij de rechtbank.
Andere vergunningen en ontheffingen nodig?
Controleer of u naast of in plaats van de evenementenvergunning of -melding nog andere vergunningen en/of ontheffingen nodig heeft. Bijvoorbeeld:
Meld vuurwerk bij de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT).
Als u een evenement in een (tijdelijk) bouwwerk (zoals een tent) of op een afgesloten terrein (zoals bij een openluchtfestival) organiseert moet u hiervoor mogelijk een gebruiksmelding doen. Kijk op de pagina Gebruiksmelding evenement in bouwwerk voor meer informatie.
Wilt u als horecabedrijf of organisator tijdens een evenement bier en wijn schenken? Dan heeft u een tapontheffing nodig om zwak alcoholische drank te mogen schenken. Zie voor meer informatie de link rechtsboven op deze pagina.
Wilt u buiten een snuffelmarkt organiseren? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan.
Als u een markt wilt organiseren, heeft u een evenementenvergunning nodig. Een marktvergunning is alleen bedoeld voor een marktstandplaats op een vaste markt.
Wetten en regelgeving
Als u op het evenement tijdelijk een bouwwerk neerzet, moet u mogelijk een gebruiksmelding doen. Kijk op de pagina: Gebruiksmelding evenement in bouwwerk voor meer informatie.
AVG
Lees de privacyverklaring voordat u uw persoonsgegevens invult.
Volg ons